Кейтеринг на выставку

Грамотный кейтеринг позволяет выстроить деловые отношения в ходе массовых официальных мероприятий. Выставки – популярный формат встреч поставщиков и потребителей, здесь заключаются сделки и устанавливаются партнерские взаимоотношения. Кейтеринговые услуги здесь незаменимы, так как большинство выставочных помещений не оборудованы кафе и ресторанами, а провести целый день на ногах без перекуса не способен ни один посетитель.



Еще 4 аргумента в пользу выставочного кейтеринга


Продуктивность деловых отношений напрямую зависит от обстановки, в которой происходит общение. Приведем важные особенности делового взаимодействия в выставочном формате.



Утро – самый продуктивный период


Большинство участников приходят на выставку к открытию. Это позволяет застать максимальное количество лиц, принимающих решения, и завязать деловые отношения. Утренний кофе-брейк – идеальная обстановка для установления деловых связей. Кофе-брейк на выставке – это демонстрация уважительного отношения к участникам, проявление элементарного гостеприимства. Обильное меню будет излишним, достаточно качественного крепкого кофе с бутербродами или круассанами. Если позволяет бюджет, можно организовать бар со свежевыжатыми соками и фруктовыми салатами: американский стиль становится все более популярным на деловых мероприятиях.



Перерывы в официальной программе: фуршет или кофе-брейк


Выставки включают работу секций, на которых выступают докладчики. После 2-3 часов интенсивной работы возникает необходимость перерыва: он нужен для восстановления сил и осмысления полученной информации, также можно познакомиться с выставочными экспонатами. Обеденный кофе-брейк или фуршет требует чуть больше разнообразия, чем утренний, но также несложен в организации.


Недостаточно просто заказать еду на выставку: необходимо позаботиться о создании деловой атмосферы, способствующей решению важных вопросов. Важно корректное профессиональное обслуживание, не мешающее основному процессу. Если же бюджет не позволяет организовать сервис по высшему разряду, на помощь придут специальные выставочные сеты: это комплексные наборы блюд, которые нужно только сервировать перед подачей.



Организация переговоров по деловому протоколу


Неофициальная обстановка способствует не только налаживанию потенциальных связей, но и приводит к вполне конкретным сделкам. Для конфиденциального общения в выставочных залах предусмотрены переговорные комнаты. Поскольку длительность встречи заранее непредсказуема, переговоры могут затянуться – и здесь кейтеринг на выставку окажется как нельзя кстати. Как минимум, потребуются горячие напитки: чай и кофе. Опциональны – легкие закуски и выпечка.


Поскольку в ходе переговоров фигурирует коммерческая и конфиденциальная информация, присутствие обслуживающего персонала в переговорной нежелательно. Официант может принести блюда или убрать мусор, но он не должен отвлекать участников и мешать процессу.



Финальный аккорд: фуршет или торжественный банкет


Логическое завершение делового мероприятия – встреча участников в неформальной обстановке. Банкет для выставки проводят при небольшом количестве участников либо для ограниченного круга лиц: формат требует как существенной организационной проработки, так и наличия финансовой возможности.


Более распространенный формат финального мероприятия – фуршет на выставку. Можно отметить успешную презентацию новых продуктов, подписание важных контрактов и лучше познакомиться с партнерами по бизнесу. В меню включают горячие и холодные блюда, можно заказать коктейль-бар. Из бюджетных вариантов кейтерингового обслуживания доступны фуршетные сеты: с сервировкой и подачей справятся всего несколько приглашенных официантов.



Из чего складывается стоимость кейтерингового обслуживания на выставке


Коммерсантам, которые впервые организуют деловые выставочные мероприятия, неведом истинный масштаб проблемы: необходимо не только позаботиться о согласовании меню, но и организовать качественный сервис. В стоимость последнего входят:


  • организация помещения для приема пищи, включая меблировку и дизайн интерьера;
  • доставка блюд к месту проведения выставки;
  • аренду оборудования для поддержания температурного режима (разогрев блюд и приготовление горячих напитков);
  • обеспечение правильных условий хранения продуктов питания и готовых блюд;
  • работа сервировщиков и официантов;
  • сбор и вывоз мусора.


Комплексное сервисное обслуживание по факту стоит дороже, чем готовый набор блюд. Поэтому при ограниченном бюджете статью сервиса имеет смысл частично исключить, воспользовавшись заказом готовых сетов. Высший пилотаж кейтеринга в летний сезон – подача порционного мороженого, акция требует аренды холодильного оборудования.


Кейтеринговое обслуживание – важная часть репутационного пиара, поэтому к организации мероприятия необходимо привлекать отдел маркетинга. Вкусное меню и качественный сервис способны напрямую повлиять не только на исход конкретного мероприятия, но и имидж компании в глазах деловых партнеров и клиентов. Именно поэтому необходимо доверять проведение мероприятий проверенным кейтеринговым агентствам с опытом работы и положительной репутацией.