Кейтеринг для конференции

Кейтеринговые услуги на деловых мероприятиях имеют ряд особенностей, которые необходимо учитывать при планировании. Рекомендуется использовать стандартное классическое меню, понятное большинству участников; также важным моментом является ненавязчивость и качество сервиса – обслуживание гостей должно происходить на высоком профессиональном уровне.

Виды кейтерингового обслуживания на деловых мероприятиях

Форма обслуживания может быть представлена одним или несколькими вариантами.

• Банкет. Обычно проводится в заключительной части конференции в качестве торжественного подведения итогов. Фактически является полноценным приемом пищи, требует полноценного ресторанного обслуживания. Банкет для конференции трудоемок в организации, необходимы тщательное планирование меню, сервировка и работа официантов на выезде. При проведении в конференц-зале банкет требует выделения специальной зоны, в которой будут проходить подготовительные мероприятия.
• Фуршет. Традиционно проводится в начале или середине мероприятия, служит для установления деловых контактов. Используется классическое традиционное меню, может быть предусмотрен вегетарианский вариант. Количество и вариантивность закусок должны быть достаточными для всех гостей; если блюд недостаточно – это повод усомниться в компетенции организаторов. Фуршет на конференцию заказывают с расчетом на увеличенное количество посетителей: некоторая часть участников посещает деловые мероприятия только для деловых переговоров и не остается на формальную часть.
• Кофе-брейк. Представляет собой перерыв в программе для чаепития и легкого перекуса бутербродами и выпечкой. Сложные закуски в меню не предусмотрены. Кофе-брейк на конференции обычно проходит в форме шведского стола: гости самостоятельно наливают себе горячие напитки и выбирают закуски. Официанты должны следить за достаточным количеством блюд на раздаче, но не принимают участия в непосредственном обслуживании гостей. Если программа конференции рассчитана на целый день, в программу включают 2-3 кофе-брейка и длительный перерыв на обед.

Формат мероприятия определяется не только бюджетом, но и целью. Важным фактором при выборе варианта обслуживания является количество гостей и пропускная способность помещения. Организация банкета на несколько тысяч человек будет затратной и трудоемкой, поэтому при большом количестве участников этот формат используется редко.

Каким критериям должен отвечать качественный кейтеринг

Обслуживание гостей на деловых мероприятиях имеет высший уровень сложности. Вопрос не только в меню и особенностях приготовления блюд, но и в слаженной работе всего персонала: обслуживание должно быть максимально ненавязчивым. При этом следует учитывать фактор массовости: на конференцию собираются люди, плохо знакомые между собой – поэтому обслуживание должно быть максимально индивидуальным.

Чтобы грамотно заказать еду на конференцию, необходимо:

• органично интегрировать перерывы в основную программу;
• предусмотреть вариативность меню в объеме, достаточном для нескольких категорий участников: вегетарианцы, аллергики и др.;
• решить проблему незаметной и оперативной сервировки и подачи: официанты не должны мешать деловому общению и отвлекать гостей.

Качество исходных продуктов и готовых блюд не нуждаются в пояснениях: допустим только один уровень – высший. Именно поэтому заказывать кейтеринг на конференцию лучше у проверенных компаний, обладающих хорошей репутацией. Имиджевая составляющая может стать важной частью репутационного пиара, а одна-единственная ошибка потребует длительной работы по исправлению.

Раскрываем секреты: особенности кейтерингового меню на деловых мероприятиях

Завсегдатаи деловых конференций шутят, что вне зависимости от компании-организатора меню на подобных мероприятиях везде одинаковое. В этой шутке есть доля правды, так как при составлении меню фуршета учитываются следующие факторы:

• блюда должны быть порционными и требовать использования максимум одного прибора: так как мест для посадки не предусмотрено, большинство участников едят стоя, держа в одной руке тарелку;
• исключаются слишком жирные, а также цветные блюда, могущие нанести вред деловому костюму при случайном попадании;
• стандарт обслуживания – одноразовая посуда, но она должна быть хорошего качества, особые требования предъявляются к стаканчикам для горячих напитков;
• пакетированные чаи, если они предлагаются гостям, должны быть только высшего сорта: в России есть всего несколько таких брендов;
• все блюда не должны быть слишком горячими, максимально допустимая температура – 40-45°С (это требования элементарной безопасности);
• в функции обслуживающего персонала входит оперативная уборка мусора: на столах с блюдами не должны находиться использованные тарелки.

Кейтеринг для конференции имеет массу нюансов, мы перечислили далеко не все из них. Но даже этого материала уже достаточно для того, чтобы сделать выбор в пользу профессионалов: неправильный выбор подрядчика может нанести вред деловой репутации организатора и свести на нет все усилия по установлению деловых коммуникаций.